Web 2.0-Tools in Projekten

Welche Unternehmensprozesse können durch den Einsatz von Web 2.0-Tools unterstützt werden? Dieser Frage widmet sich der neue Leitfaden „Unternehmen 2.0: kollaborativ. innovativ. erfolgreich“ des BITKOM. Aus KOMMIT-Sicht fragen wir uns zusätzlich: Und welche Kompetenzen brauchen die MitarbeiterInnen dafür?

Einsatzbeispiel: Projektarbeit

Der Leitfaden bringt zahlreiche Beispiele aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen, zum Beispiel auch Vertrieb & Marketing, Consulting oder Open Innovation. Zur Projektarbeit, prägender Bestandteil vieler IT-Berufe, gibt es folgende Vorschläge:

  • Projektblog, der Ablauf und aktuellen Stand des Projektes nachzeichnet
  • Profile, mit denen die Expertise der unterschiedlichen MitarbeiterInnen transparent wird
  • RSS-Feeds, um sich auf dem Laufenden zu halten
  • Tags und Bookmarks für das individuelle und gemeinsame Wissensmanagement

Auch andere Ideen, zum Beispiel aus dem Einkauf, können auf Projektarbeit übertragen werden:

  • Ein Wiki für die Bedarfsdefinition in der Vorbereitungsphase – Fachabteilungen und Einkauf konkretisieren hier nach und nach die inhaltlichen Punkte
  • Microblogging zur vorgangsbezogenen Kommunikation

Vorteile: Abbau von „Wissensinseln“, Transparenz, Arbeitserleichterung

Die AutorInnen des Leitfadens sehen durch die Nutzung der o.g. Instrumente als Vorteile vor allem einen vereinfachten Zugriff auf das Wissen aller ProjektmitarbeiterInnen, weniger Emails, eine Arbeitserleichterung durch die Zusammenfassung und Bearbeitung aller relevanten Informationen an einem Ort, erhöhte Flexibilität zum Beispiel durch kurzfristige Anpassungen bei Agenden und erhebliche Zeiteinsparungen. Entscheidungsprozesse werden nachvollziehbarer, die Einarbeitungszeiten bei wechselnden MitarbeiterInnen verkürzen sich.

Informationskompetenz als Erfolgsfaktor?

In den letzten beiden Kapiteln stellt der Leitfaden Erfolgsfaktoren  von Business Collaboration vor. Unter anderem ist es natürlich wichtig, auch diejenigen KollegInnen ausreichend einzubeziehen und zu unterstützen, die bisher nicht viel mit Social Media gearbeitet haben. Dazu gehört zum Beispiel, nicht zu viele Funktionen auf einmal einzuführen und den MitarbeiterInnen bei Bedarf Unterstützung anzubieten. (Und natürlich eine offene Unternehmenskultur sowie Management Commitment.)

Spielt aber nicht gerade auch in diesem Kontext die Informationskompetenz eine zentrale Rolle? Schließlich sind Projekte vor allem durch ihre Dynamik und nicht-Routine geprägt, die besonders hohe Ansprüche an individuelles und gemeinsames Wissensmanagement stellen. Einige Beispiele:

  • Ich muss beurteilen können, welche Information wann für welche Zielgruppe relevant ist und diese im entsprechenden Forum posten (statt „Mail cc: an alle“)
  • Ich muss einschätzen können, welche Foren ich abonnieren sollte, in welche ich ab und zu rein schaue, und welche ich getrost ignorieren kann.
  • Ich muss Tags so formulieren können, dass sie sowohl für mich als auch für mein Team und auch für Leute aus einem ganz anderen Fachbereich verständlich und hilfreich sind.

Haben Sie Erfahrungen mit dieser Problematik gemacht? Was müssen MitarbeiterInnen Ihrer Erfahrung nach können und wissen, um ihren Beitrag zur Kollaboration zu leisten, aber weder von der Menge an Informationen erschlagen zu werden noch den ganzen Tag mit nichts anderem beschäftigt zu sein? Wo hakt es selbst bei erfahrenen Social Web-NutzerInnen im Projektkontext?

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